Kanban est arrivé dans l'industrie du film

Avec les tableaux Kanban de Webgate.io, nous mettons à votre disposition, à vous et à votre équipe, un nouvel outil collaboratif de gestion de projet. Structurez les phases de votre travail, suivez et optimisez votre flux de travail et gardez une vue d'ensemble constante et rapide de l'avancement réalisé sur chaque projet. Voyez d'un coup d'œil qui travaille sur quoi et à quel stade d'avancement se trouvent les différentes parties de votre projet. Identifiez immédiatement là où une action est nécessaire, où se trouvent les problèmes, où une aide est requise ou à quel stade de traitement se trouvent vos fichiers, playlists, etc.

Qu'est-ce que Kanban ?

Kanban (mot japonais signifiant signe ou carte) est une méthode de gestion du travail qui provient à l'origine de Toyota dans l'industrie automobile. Elle aide les équipes à optimiser leurs flux de travail et leurs processus.

Kanban, un démarrage facile pour votre projet de film.

Kanban vous donne une vue d'ensemble de vos tâches et indique si le travail sur une tâche donnée a déjà commencé ou a été terminé.

Supposons que vous souhaitiez achever une partie d'un projet de film : par exemple la préparation d'un tournage. Dans cette optique, vous pouvez créer un tableau et l'appeler, par exemple, «Shoot Prep». Vous y inscrivez toutes les tâches liées à cet objectif sous forme de cartes. Chaque carte contient une tâche, et chaque tâche peut ensuite être attribuée à un membre de l'équipe. Vous pouvez également vous attribuer des cartes si vous souhaitez accomplir vous-même ce travail.

Kanban fonctionne avec des listes ou colonnes représentant les phases d'un processus. La forme la plus simple de Kanban comprend trois colonnes :

À faire

Cette première colonne contient des cartes de tâches qui montrent à toute l'équipe ce qui doit encore être fait.

Exemple : si les lieux de tournage ne sont pas encore finalisés et que la production doit choisir le lieu «Farmhouse» à partir d'une présélection, cette carte porterait le titre «Select Farmhouse Location External» dans la colonne À faire, et les options seraient affichées sur la carte sous forme de checklist ou de document joint. Cela signifie que vous avez d'un coup d'œil toutes les informations sur les différentes options de lieux.

En cours

Lorsqu'un membre de l'équipe commence à travailler sur une tâche, il s'assigne la carte et la déplace dans la colonne suivante intitulée En cours. La liste de cette colonne indique quelles tâches sont actuellement en traitement.

Dans notre exemple, le réalisateur inscrirait son nom sur la carte «Select Farmhouse Location External» et, le cas échéant, attribuerait aussi cette carte aux producteurs. Ils pourraient alors discuter ensemble des décors listés sur la carte.

Terminé

Lorsqu'une tâche est terminée, elle est déplacée dans la colonne Terminé, où des informations supplémentaires et des résultats peuvent être documentés sur la carte.

Dans notre exemple, la carte est déplacée dans Terminé dès que le réalisateur se met d'accord avec le producteur. Le lieu finalement choisi est noté dans le champ commentaires de la carte. Toute l'équipe sait alors que les lieux ont été finalisés et peut voir le résultat directement sur la carte.

Avec cette forme agile de gestion de projet, chacun peut toujours voir qui travaille sur quelle tâche et où en est cette tâche. La méthode garantit une répartition efficace des tâches entre les membres de l'équipe, une grande transparence et des itérations de projet plus rapides. Elle évite le travail redondant et parallèle.

Comment cela fonctionne-t-il concrètement dans Webgate ?

Dans notre exemple, nous avons parlé d'attributions, de checklists et de pièces jointes, et nous allons maintenant examiner ces éléments plus en détail. L'un des avantages de la carte virtuelle est qu'elle offre un espace illimité pour les informations, contrairement à sa version analogique, le Post-it.

Attribuer des personnes à une carte

Une équipe de film réunit des spécialistes de différents départements. Il est donc logique de savoir dès la création d'une tâche qui en sera responsable. Pour répartir les responsabilités, les personnes concernées sont indiquées sur la carte. De cette manière, chacun dans l'équipe sait de quoi il est responsable. Les tâches peuvent aussi être créées sans responsable au départ, et la personne qui les prend en charge peut ensuite inscrire son nom sur la carte. Si vous ne vous sentez pas responsable d'une tâche qui vous a été attribuée, vous pouvez retirer votre nom de la carte et l'attribuer à quelqu'un d'autre.

Listes de contrôle

Les checklists sont des listes d'éléments à cocher. Elles fonctionnent comme une liste de tâches à l'intérieur d'une carte. Elles permettent de définir différents sous-tâches ou prérequis.

Vous pouvez par exemple répartir les tâches sur plusieurs checklists et créer ainsi vos propres checklists pour différentes personnes. Une barre de progression sur la carte vous montre à tout moment combien de tâches ont déjà été accomplies.

Étiquettes

Les labels permettent de mettre en évidence ou de catégoriser les cartes au-delà des colonnes individuelles. Par exemple, des cartes peuvent porter le label «Service juridique» si une validation légale est nécessaire pour la tâche. Un label populaire est aussi «Bloqué», ce qui signifie qu'il manque encore des informations avant que quelqu'un puisse commencer à travailler sur la tâche.

Retours et commentaires

Échangez des commentaires sur les cartes avec vos collègues. Discutez de sujets précis et collectez le feedback à un endroit central.

Mentionnez des personnes dans les commentaires (@nom) pour qu'elles soient automatiquement notifiées et évitez le chaos des e-mails. Abonnez-vous aux cartes et aux tableaux pour être informé de toutes les activités.

Fonctions de commentaire supplémentaires

Pièces jointes

Un fichier, une playlist, une galerie, un fichier zip ou un document peut être joint à une carte afin de compléter son contenu ou de fournir des informations importantes. Tous les contenus du navigateur Webgate peuvent être liés à une carte.

Balayez les playlists ou galeries pour voir un aperçu du contenu qu'elles contiennent. Seuls les utilisateurs disposant des droits nécessaires ont accès à votre contenu.

Archiver les tâches terminées

Lorsqu'une tâche est terminée, vous pouvez la déplacer dans l'archive. La tâche disparaît de votre tableau Kanban et est stockée dans l'archive. Les informations et données importantes ne sont pas perdues : elles peuvent être consultées et parcourues à tout moment dans l'archive.

La fonction d'archive est aussi très utile pendant le «Daily Stand Up», votre briefing d'équipe quotidien. L'équipe se réunit généralement devant le tableau Kanban et fait le point sur toutes les tâches et leur état actuel. Si, par exemple, la colonne «Terminé» contient de nombreuses cartes, elles peuvent toutes être archivées d'un seul coup via le menu contextuel de la colonne.

Pourquoi les tableaux Kanban et pourquoi dans Webgate ?

Un tableau Kanban vous aide, vous et votre équipe, à visualiser et suivre votre travail. Nous montrons ci-dessous comment la technique Kanban peut vous aider et optimiser votre travail à partir de différents flux de travail issus de l'industrie du film.

Kanban pour le département dailies au laboratoire

Kanban en VFX

Kanban pour le superviseur de postproduction

Membres du tableau et leurs droits

Travailler ensemble sur le tableau Webgate ressemble à la collaboration dans le navigateur Webgate. Un utilisateur Webgate disposant du rôle «Project Admin» peut créer des tableaux. Tous les autres administrateurs de projet et administrateurs client sont alors ajoutés automatiquement. Tous les autres membres peuvent ensuite être invités sur le tableau, qu'ils soient internes ou externes.

Chaque membre du tableau peut créer et supprimer des cartes et attribuer des cartes à ses collègues. Tous les membres du tableau peuvent voir les commentaires sur les cartes. Les membres peuvent s'abonner à des cartes individuelles et à des tableaux entiers afin d'être informés des nouveautés associées. Le contenu lié dans les cartes depuis le navigateur (par ex. playlists, images, ...) n'est affiché qu'aux utilisateurs qui ont accès à ce contenu. Ils peuvent ensuite ouvrir ce contenu en cliquant sur le fichier correspondant dans le navigateur Webgate. Les utilisateurs non autorisés voient un message indiquant que ce contenu n'est pas disponible pour eux. Tous les utilisateurs ont accès aux commentaires, aux descriptions de cartes et aux checklists, afin de rester informés des nouveautés et des sous-tâches.

Communication et boucles de feedback

Tous les membres de l'équipe peuvent accéder au tableau à tout moment et de n'importe où. Ils restent ainsi toujours à jour et informés. C'est particulièrement essentiel pour les équipes réparties dans le monde entier.

CONSEIL : chaque membre peut suivre l'avancement du tableau de son côté, mais nous recommandons d'organiser régulièrement de courtes réunions (en ligne) au cours desquelles chacun explique brièvement sur quelle carte il travaille actuellement. Une courte réunion d'équipe qui ne doit pas durer plus de 10 à 15 minutes.

Tableaux Kanban 100 % conformes au RGPD

Vos données sont en sécurité chez nous. Tous nos serveurs sont certifiés ISO 27001 et situés dans l'UE. Des audits de sécurité semestriels vérifient notre haut niveau de sécurité.

À vous de jouer

Vous et votre équipe savez mieux que quiconque ce qui se passe dans votre flux de travail. Configurez donc votre tableau Kanban comme vous le jugez le plus pertinent. Le tableau Kanban de Webgate vous permet, à vous et à votre équipe, de garder une vue d'ensemble de l'avancement des tâches, de rendre les tâches visibles et de montrer ce qu'il reste à faire, qui travaille sur quoi et ce qui est déjà terminé.

Nous serions ravis d'avoir votre Feedback ! Dites-nous comment vous utilisez les nouveaux tableaux et comment ils pourraient encore être améliorés afin de mieux les intégrer dans votre flux de travail.

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